Je vois souvent sur twitter de petits mots sur la taille de boites mails qui contiennent plus de messages qu’un dico de pages. Lorsque je dois expliquer les subtilités du fonctionnement des emails à un non informaticien, j’utilise toujours le paralèlle avec le courrier papier, les boites jaunes (smtp) c’est pour envoyer les emails, et la boite à l’entrée de chez vous, c’est pour la réception (pop/imap). Utiliser sa boite de réception pour stocker son courrier, c’est la même chose. Est ce qu’il vous viendrait à l’idée de stocker votre courrier de l’année dans la boite aux lettres, et une fois par an, espérer y faire le ménage ?!

Pour arriver facilement, une petite procédure à été inventée et se nomme la règle des 4D : Do, Defer, Delegate, Delete.

• Do : traiter le message et l’action qui vous est demandé immédiatement, généralement on considère que si l’action prend moins de 2 minutes, on peut la faire, sinon on passe à l’étape suivante
• Defer : planifier le traitement de l’email et du travail lié à une date ultérieure de votre emploi du temps
• Delegate : mode hot potato, si l’action nécessaire doit être faite par un tiers, on lui refile le bébé, tout de suite
• Delete : facile…

Depuis quasi 7 ans que mon process est celui ci dessus, j’ai pris l’habitude de traiter les D dans l’ordre inverse, je commence par supprimer tout ce qui n’a pas grand intérêt ou simplement une valeur informative ( par exemple, que les backups de la nuit se sont bien passé, l’info est même déjà dans le sujet, c’est un traitement express).
Ensuite, je passe au Delegate, soit j’attends plus d’info de mon correspondant, soit je demande l’info à une autre personne, et je m’en remets également à la bonne gestion des emails par cette personne, comprendre : je supprime le mail d’origine. Ce comportement, mon choix, m’a couté quelques déconvenues, moins d’une fois par an, le suivi se « perd » chez mon correspondant, et comme je n’en fais pas le suivi ensuite de mon coté, le problème reste en suspend. Si le sujet est important, il me reviendra à l’esprit tout seul (spontanément ou moins agréablement), mais dans tous les cas, je considère que je n’ai pas à m’en préoccuper.
Do / Defer, je traite les 2 en paralèlles dans l’ordre ou je traite les emails (FIFO pour moi, mais il semblerait que LIFO soit plus adapté), c’est là que le choix des outils est primordial pour le volet Defer. Les emails doivent pouvoir se transformer aisément en Tâche ou en RendezVous dans l’agenda, malgré mes nombreuses tentatives, je n’ai rien trouvé de plus efficace que Outlook qui combine justement email/agenda/tache pour mon usage. Pouvoir transformer en 2 clics un email en tâche est d’une simplicité précieuse. Si le process de conversion d’un email en tâche est trop complexe, il est probable que c’est une des raisons qui vous pousse à utiliser votre Inbox comme gestionnaire de tâches.

Il y  a un double objectif de productivité dans le fait d’avoir une boite vide : vous ne passez pas sans cesse vos emails en revue pour vérifier que vous n’avez rien à faire en attente / oublié, la lecture des nouveaux emails n’est pas polluée par les anciens.

Outlook offre une petite fonctionnalité qui permet d’être beaucoup plus rapide dans le traitement de sa boite : la règle sur le carnet d’adresse. Mettre en place cette règle prend moins de 30 secondes, et permet d’appliquer une règle à tous les expéditeurs qui se trouve dans votre carnet d’adresse (la même chose est possible avec Postbox, mais bon courage si vous utilisez gmail en webmail…). Utiliser en sens inverse, cela donne :

Donc tout ce qui est dans mon répertoire ‘inconnu’, provient d’expéditeur… inconnu. Autant dire que généralement, je n’ai même pas besoin d’ouvrir le message pour savoir que je vais pouvoir le supprimer.

C’est le mois des bonnes résolutions, passez quelques heures à trouver l’outil qui vous permette de colle ce process sur votre façon de travailler, et gagner largement le temps passé chaque semaine ensuite… 52 fois !

A vous 🙂