Les ouvrages consacrés à la productivité, meilleure gestion du temps blablabalb… préconisent tous de ne pas passer son temps à lire ses emails, limiter le nombre de fois ou on les consulte etc… Une statistique dit, que chaque email envoyé génère 2.3 emails en retour en moyenne. on comprends pourquoi il faut limiter son usage si on ne veut pas passer sa journée scotché à son Inbox.

Une des pratiques que j’aime bien tiré de 4HWW consiste à ne pas ouvrir sa boite avant d’avoir accompli une tâche importante de sa journée. J’aime bien, mais j’y arrive pas 😀 ça viendra peut être…

En attendant, voici comment limiter les dégats. Il est possible de créer des groupes d’adresse emails avec une politique de synchronisation propre à chacun des groupes.

Groupes de synchronisation des emails dans Outlook

Dans les options de Outlook :

En raison de mon activité d’infogérance, je dois être réactif pour intervenir sur un serveur qui serait défaillant. J’ai donc l’email qui sert à ca dans le groupe express, groupe qui se synchronise toutes les 5minutes.

Ensuite le groupe ‘rapide’, toutes les 45 minutes; C’est l’email que je donne à mes clients, la fréquence d’interruption est raisonnable pour pouvoir travailler.

Et enfin ‘lent’, tous les autres emails, ceux des régies pub, newsletter etc… qui se synchronise 2 fois par jour.

La technique idéale pour avancer au mieux, serait de couper complètement l’application et ne la lancer que quelques fois par jour pour travailler sur les emails explicitement.

J’ai deux activités qui se prettent mal à ce genre de comportement en particulier l’infogérance serveur. Maintenir une relation client de qualité passe aussi par une bonne réactivité (au moins au début).

Notification d’emails reçus

Vous pouvez avoir des alertes visuelles plus ou moins complete lorsque le logiciel recoit de nouveau email, mais vous pouvez aussi choisir de ne pas les afficher pour limiter l’effet négatif.

J’ai choisi de me limiter au petit icone dans la barre des taches, il est visible mais ne perturbe pas le travail que l’on est en train de faire.